Udział, posiłki i finansowanie

Udział w konferencji jest bezpłatny. Organizator zapewnia także wyżywienie w trakcie wydarzenia: lunche, przerwy kawowe oraz uroczystą kolację pierwszego dnia konferencji (19 listopada 2026 r.).

Dla uczestników czynnych przewidujemy dodatkowo możliwość wsparcia w postaci finansowania noclegu oraz, w przypadku młodych badaczy, kosztów dojazdu. Poniżej najważniejsze zasady. Szczegółowe warunki i sposób składania wniosków określa regulamin konferencji (do pobrania na końcu strony).

Finansowanie noclegu

W miarę dostępnych środków i miejsc Organizator może sfinansować nocleg uczestnikom zakwalifikowanym do udziału stacjonarnego (czynnego lub biernego).

• Zakres: jedna noc (z 19 na 20 listopada 2026 r.), pokój dwuosobowy ze śniadaniem, w obiekcie wskazanym przez Organizatora, w odległości umożliwiającej dojście pieszo do miejsca konferencji.
• Nie przysługuje automatycznie każdemu uczestnikowi stacjonarnemu. O przyznaniu decyduje Organizator, m.in. w zależności od dostępności środków i miejsc noclegowych oraz roli uczestnika w programie.
• Pierwszeństwo mogą mieć: uczestnicy czynni (wystąpienia ustne i prezentacje plakatowe), osoby zamieszkujące powyżej 50 km od miejsca konferencji oraz młodzi badacze, którzy w pierwszym dniu konferencji nie ukończyli 35. roku życia.

Szczegóły dotyczące obiektu, godzin zameldowania i wymeldowania oraz potwierdzenia rezerwacji zostaną przekazane osobom zakwalifikowanym drogą mailową.

Finansowanie kosztów dojazdu młodych badaczy

Organizator przewiduje możliwość finansowania kosztów dojazdu środkami komunikacji zbiorowej (pociąg lub autobus) młodym badaczom biorącym czynny udział w konferencji.

O wsparcie może ubiegać się uczestnik, który łącznie spełnia następujące warunki:

• w pierwszym dniu konferencji nie ukończył 35. roku życia;
• jest autorem lub współautorem abstraktu przyjętego do programu;
• został wskazany jako autor prezentujący i osobiście przedstawi wystąpienie ustne albo plakat;
• zamieszkuje w miejscowości położonej w odległości większej niż 50 km od miejsca konferencji;
• złoży wniosek w terminie i formie wskazanych przez Organizatora.

• Forma: bilety kolejowe lub autobusowe 2. klasy, kupowane przez Organizatora na trasie i w terminie wskazanym przez uczestnika.
• Limit: finansowanie przysługuje do wysokości limitu określonego przez Organizatora i do wyczerpania środków przeznaczonych na ten cel.
• Uwaga: koszty przejazdu samochodem prywatnym, taksówką lub transportem lotniczym nie są uznawane. Przyznanie finansowania dojazdu nie oznacza automatycznego przyznania noclegu. Każda forma wsparcia jest rozpatrywana odrębnie.

Rezygnacja

Uczestnik, któremu przyznano finansowanie noclegu lub dojazdu, jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Organizatora o rezygnacji. W przypadku niewykorzystania zarezerwowanego noclegu lub biletu bez uprzedniego powiadomienia w terminie umożliwiającym bezkosztowe anulowanie Organizator może dochodzić zwrotu rzeczywiście poniesionych i niemożliwych do odzyskania kosztów, chyba że nastąpiło to z przyczyn niezależnych od uczestnika.

Regulamin konferencji